Cách Chia Nhóm Trong Zoom: Hướng Dẫn Chi Tiết

Zoom không chỉ là công cụ để họp trực tuyến mà còn cung cấp các tính năng mạnh mẽ giúp người dùng tổ chức các cuộc thảo luận nhóm hiệu quả. Một trong những tính năng hữu ích đó chính là chia nhóm trong Zoom, cho phép người tổ chức tạo ra các phòng nhóm riêng biệt cho người tham gia. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chia nhóm trong Zoom một cách đơn giản và hiệu quả.

1. Chia Nhóm Trong Zoom Là Gì?

Chia nhóm trong Zoom là tính năng cho phép người tổ chức cuộc họp tạo ra các phòng nhỏ (breakout rooms) để người tham gia có thể thảo luận riêng biệt. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong các cuộc họp có nhiều người tham gia, giúp phân chia thành các nhóm làm việc nhỏ để thảo luận về các chủ đề cụ thể.

Lợi ích của việc chia nhóm trong Zoom:

• Tạo môi trường thảo luận hiệu quả: Mỗi nhóm có thể tập trung vào các vấn đề riêng biệt mà không bị phân tâm.

• Tăng cường sự tương tác: Người tham gia có thể trao đổi và hợp tác dễ dàng hơn trong một nhóm nhỏ.

• Quản lý dễ dàng: Người tổ chức có thể giám sát và điều khiển các nhóm một cách linh hoạt.

2. Cách Chia Nhóm Trong Zoom

Để chia nhóm trong Zoom, bạn cần là người tổ chức cuộc họp và có quyền truy cập vào tính năng Breakout Rooms. Dưới đây là các bước cụ thể để chia nhóm trong Zoom.

Bước 1: Bắt đầu cuộc họp Zoom

Trước hết, bạn cần khởi động cuộc họp Zoom và mời tất cả người tham gia vào phòng chính. Sau khi cuộc họp bắt đầu, bạn sẽ có thể truy cập vào tính năng chia nhóm.

Bước 2: Chọn Breakout Rooms

Khi cuộc họp đã bắt đầu, hãy nhấn vào biểu tượng Breakout Rooms ở dưới thanh điều khiển cuộc họp Zoom. Bạn sẽ thấy các tùy chọn để tạo nhóm.

Bước 3: Chọn số lượng nhóm

Zoom sẽ hỏi bạn số lượng nhóm mà bạn muốn tạo. Bạn có thể chọn tự động chia hoặc tùy chỉnh nhóm theo cách thủ công. Nếu bạn chọn tự động chia, Zoom sẽ phân bổ người tham gia vào các nhóm một cách ngẫu nhiên. Nếu bạn chọn tùy chỉnh, bạn có thể phân chia người tham gia vào các nhóm theo ý muốn của mình.

Bước 4: Mời người tham gia vào các nhóm

Sau khi chọn số lượng nhóm, nhấn Create Rooms để tạo các phòng nhóm. Zoom sẽ hiển thị các phòng nhóm mà bạn vừa tạo. Bạn có thể mời người tham gia vào từng nhóm bằng cách nhấn Assign và chọn người cần tham gia vào nhóm nào.

Bước 5: Bắt đầu cuộc họp nhóm

Sau khi chia nhóm xong, nhấn Open All Rooms để các phòng nhóm được mở và người tham gia có thể vào các phòng của mình. Bạn có thể theo dõi các nhóm trong khi họ thảo luận.

3. Quản Lý Các Nhóm Trong Zoom

Một trong những lợi thế lớn khi sử dụng tính năng chia nhóm trong Zoom là bạn có thể dễ dàng quản lý các nhóm trong suốt cuộc họp.

Theo dõi tiến trình nhóm

Trong suốt thời gian thảo luận nhóm, bạn có thể vào và ra các phòng nhóm để giám sát và hỗ trợ các nhóm nếu cần. Để làm điều này, chỉ cần nhấn vào phòng nhóm bạn muốn tham gia.

Giải quyết vấn đề

Nếu có vấn đề gì xảy ra trong một nhóm, bạn có thể gọi lại tất cả người tham gia về phòng chính. Để thực hiện điều này, chỉ cần nhấn Close All Rooms và tất cả các phòng nhóm sẽ tự động đóng lại, đưa người tham gia trở lại phòng chính.

4. Các Tùy Chọn Nâng Cao Khi Chia Nhóm Trong Zoom

1. Tự động chia nhóm

Khi bạn chọn tự động chia nhóm, Zoom sẽ tự động phân chia người tham gia vào các nhóm. Đây là cách nhanh nhất để tạo nhóm trong các cuộc họp có số lượng người tham gia lớn.

2. Tùy chỉnh nhóm thủ công

Nếu bạn muốn chia nhóm một cách cụ thể hơn, bạn có thể chọn tùy chỉnh nhóm thủ công. Trong trường hợp này, bạn sẽ có thể chọn người tham gia vào từng nhóm.

3. Gửi tin nhắn trong nhóm

Khi các phòng nhóm đang hoạt động, bạn có thể gửi thông báo hoặc tin nhắn cho tất cả các nhóm từ phòng chính để cung cấp hướng dẫn hoặc giải đáp câu hỏi.

5. Những Mẹo Khi Chia Nhóm Trong Zoom

1. Thực hiện chia nhóm trước cuộc họp

Nếu bạn đã biết trước số lượng và thành viên của các nhóm, bạn có thể thiết lập các nhóm trước cuộc họp để tiết kiệm thời gian. Điều này sẽ giúp bạn có một cuộc họp diễn ra suôn sẻ mà không phải mất thời gian vào việc phân chia nhóm trong khi cuộc họp đã bắt đầu.

2. Sử dụng tính năng “Random” để chia nhóm tự động

Nếu bạn không muốn mất thời gian chia nhóm thủ công, tính năng Random sẽ giúp bạn phân chia nhóm một cách ngẫu nhiên. Đây là một cách tuyệt vời để tạo ra sự đa dạng trong các nhóm.

3. Tạo phòng thảo luận cho các nhóm

Trong các cuộc họp, bạn có thể tạo ra các phòng thảo luận trong Zoom cho từng nhóm, giúp các thành viên có thể chia sẻ tài liệu và trao đổi ý tưởng một cách dễ dàng. Đừng quên sử dụng tính năng chia sẻ màn hình để mọi người có thể xem tài liệu chung.

6. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Q: Tôi có thể chia nhóm trong Zoom khi không phải là người tổ chức cuộc họp không?

A: Không, chỉ có người tổ chức cuộc họp mới có quyền chia nhóm trong Zoom.

Q: Zoom có hỗ trợ chia nhóm tự động cho cuộc họp có số lượng người tham gia lớn không?

A: Có, Zoom hỗ trợ tính năng chia nhóm tự động cho các cuộc họp với số lượng người tham gia lớn, giúp tiết kiệm thời gian phân chia nhóm.

Q: Làm sao để tham gia vào phòng nhóm khác trong khi cuộc họp đang diễn ra?

A: Bạn chỉ cần nhấn vào phòng nhóm mà mình muốn tham gia từ thanh quản lý phòng nhóm của người tổ chức.

7. Kết Luận

Việc chia nhóm trong Zoom mang lại nhiều lợi ích cho các cuộc họp có số lượng người tham gia lớn, giúp tăng cường sự tương tác và hiệu quả thảo luận. Bằng cách sử dụng tính năng Breakout Rooms, bạn có thể dễ dàng quản lý các nhóm nhỏ và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả. Hãy thử ngay và trải nghiệm những tính năng tuyệt vời mà Zoom mang lại cho các cuộc họp trực tuyến của bạn.