Cách Bật Chế Độ Quản Lý Người Tham Gia Zoom

Zoom là công cụ họp trực tuyến rất phổ biến hiện nay, đặc biệt là trong các cuộc họp nhóm và doanh nghiệp. Một trong những tính năng mạnh mẽ của Zoom chính là khả năng quản lý người tham gia hiệu quả. Việc quản lý người tham gia không chỉ giúp duy trì sự trật tự trong cuộc họp mà còn giúp người tổ chức dễ dàng kiểm soát các quyền của từng thành viên trong phòng họp.

1. Chế Độ Quản Lý Người Tham Gia Trong Zoom Là Gì?

Chế độ quản lý người tham gia trong Zoom giúp người tổ chức cuộc họp kiểm soát các hành động và quyền của các thành viên. Điều này rất quan trọng trong các cuộc họp có nhiều người tham gia, vì nó giúp tổ chức cuộc họp một cách hiệu quả và không gặp phải các vấn đề không mong muốn như việc mất kiểm soát micro hoặc camera.

Các quyền mà người tổ chức có thể quản lý bao gồm:

• Tắt/mở microphone hoặc camera của người tham gia.

• Thêm hoặc loại bỏ người tham gia.

• Quản lý quyền chia sẻ màn hình.

• Bật tính năng “chờ” khi vào phòng họp.

2. Cách Bật Chế Độ Quản Lý Người Tham Gia Trên Zoom

Để sử dụng chế độ quản lý người tham gia, người tổ chức cần thực hiện các bước cài đặt cơ bản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bật tính năng này.

Bước 1: Đăng Nhập Vào Zoom

Trước tiên, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Zoom của mình qua ứng dụng hoặc trang web Zoom. Bạn sẽ được chuyển đến bảng điều khiển chính.

Bước 2: Tạo Cuộc Họp Mới hoặc Chỉnh Sửa Cuộc Họp Đã Có

Khi đã đăng nhập, bạn có thể tạo một cuộc họp mới hoặc chỉnh sửa cuộc họp hiện tại. Để quản lý người tham gia, bạn cần truy cập vào phần Settings (Cài đặt) trong phần Host Controls (Điều khiển tổ chức).

Bước 3: Chọn Các Tuỳ Chọn Quản Lý Người Tham Gia

Trong cài đặt cuộc họp, bạn sẽ thấy một số tuỳ chọn liên quan đến quản lý người tham gia. Các tuỳ chọn này bao gồm:

• Tắt/mở micro của người tham gia: Đảm bảo không có ai gây ồn trong khi bạn đang thuyết trình.

• Cho phép người tham gia chia sẻ màn hình: Bạn có thể chọn chỉ một người tham gia có quyền chia sẻ màn hình hoặc cho phép tất cả mọi người.

• Chế độ phòng chờ (Waiting Room): Bạn có thể bật chế độ phòng chờ để kiểm soát ai có thể tham gia cuộc họp.

Bước 4: Lưu Cài Đặt Và Bắt Đầu Cuộc Họp

Sau khi đã chọn xong các tuỳ chọn, bạn chỉ cần lưu cài đặt và bắt đầu cuộc họp. Khi cuộc họp bắt đầu, bạn sẽ thấy các tùy chọn quản lý người tham gia trong phần điều khiển của người tổ chức.

3. Các Tính Năng Quản Lý Người Tham Gia Quan Trọng

Zoom cung cấp nhiều tính năng hữu ích để giúp người tổ chức cuộc họp dễ dàng quản lý người tham gia. Dưới đây là một số tính năng quan trọng mà bạn có thể sử dụng.

Quản Lý Microphone và Camera

Một trong những tính năng cơ bản và quan trọng nhất của Zoom là khả năng quản lý microphone và camera của người tham gia. Người tổ chức có thể tắt hoặc mở microphone của người tham gia để tránh tình trạng ồn ào trong cuộc họp. Điều này rất quan trọng trong các cuộc họp có đông người tham gia.

Thêm hoặc Loại Bỏ Người Tham Gia

Người tổ chức có thể thêm hoặc loại bỏ người tham gia bất cứ lúc nào trong cuộc họp. Nếu có người tham gia không tuân thủ quy tắc hoặc gây xáo trộn, bạn có thể loại bỏ họ khỏi cuộc họp ngay lập tức.

Chế Độ Phòng Chờ (Waiting Room)

Tính năng phòng chờ cho phép người tổ chức kiểm tra và xác nhận người tham gia trước khi cho họ vào cuộc họp. Đây là một tính năng rất hữu ích để đảm bảo rằng chỉ những người được phép mới có thể tham gia cuộc họp.

Quản Lý Quyền Chia Sẻ Màn Hình

Trong Zoom, bạn có thể cho phép hoặc không cho phép người tham gia chia sẻ màn hình. Nếu cuộc họp có nhiều người tham gia, việc kiểm soát quyền chia sẻ màn hình giúp tránh tình trạng quá tải và không kiểm soát được nội dung.

4. Lợi Ích Khi Quản Lý Người Tham Gia Trên Zoom

Quản lý người tham gia trong Zoom không chỉ giúp cuộc họp diễn ra một cách trật tự mà còn giúp người tổ chức tăng cường hiệu quả công việc. Các lợi ích chính bao gồm:

Giảm Thiểu Tình Trạng Lộn Xộn

Việc tắt microphone của người tham gia khi không cần thiết giúp giảm bớt tiếng ồn nền, giúp cuộc họp trở nên trật tự và dễ dàng hơn trong việc thảo luận.

Kiểm Soát Quyền Chia Sẻ Màn Hình

Bằng cách chỉ cho phép một số người chia sẻ màn hình, bạn có thể đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra có tổ chức và thông tin không bị lạc mất.

Tăng Cường Tính Bảo Mật

Chế độ phòng chờ giúp tăng cường tính bảo mật cho cuộc họp của bạn, chỉ cho phép những người tham gia đã được xác nhận vào phòng họp.

5. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Q1: Làm thế nào để tắt micro của người tham gia?

A1: Trong cuộc họp Zoom, bạn có thể tắt micro của người tham gia bằng cách nhấn vào biểu tượng Microphone trên bảng điều khiển người tham gia, sau đó chọn Mute.

Q2: Zoom có cho phép quản lý quyền chia sẻ màn hình không?

A2: Có, Zoom cho phép người tổ chức cuộc họp chọn người tham gia nào có quyền chia sẻ màn hình. Bạn có thể điều chỉnh quyền này trong phần Share Screen.

Q3: Tôi có thể kiểm tra danh sách người tham gia cuộc họp không?

A3: Có, trong mỗi cuộc họp, bạn có thể kiểm tra danh sách người tham gia thông qua phần Participants trên thanh công cụ Zoom.

6. Kết Luận

Việc quản lý người tham gia Zoom là một yếu tố rất quan trọng giúp cuộc họp trở nên hiệu quả và có tổ chức. Bằng cách sử dụng các tính năng như tắt micro, phòng chờ và quản lý quyền chia sẻ màn hình, bạn có thể duy trì sự kiểm soát trong suốt cuộc họp. Hãy đảm bảo rằng bạn đã nắm vững các bước cài đặt và sử dụng tính năng này để tận dụng tối đa Zoom cho cuộc họp của mình.